Заключение трудового договора с работником: какие документы нужны, что обязательно включить и в какие сроки оформить

Заключение трудового договора — первый шаг к безопасным трудовым отношениям. После того как вы нашли подходящего сотрудника и приняли решение о его трудоустройстве, необходимо правильно оформить трудовые отношения. Главным документом, регулирующим права и обязанности работодателя и работника, является трудовой договор.
             Ошибки при его оформлении могут привести к трудовым спорам, штрафам Государственной инспекции труда, доначислению налогов и страховых взносов, а также судебным разбирательствам.
             Разберем, какие документы необходимо получить от сотрудника, когда подписывается трудовой договор и какие условия обязательно должны быть в нем предусмотрены.

Что такое трудовой договор

Трудовой договор — это письменное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым:
работодатель предоставляет работу по определенной должности;
обеспечивает условия труда;
своевременно выплачивает заработную плату;
предоставляет гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством.
Работник, в свою очередь:
лично выполняет трудовую функцию;
соблюдает правила внутреннего трудового распорядка;
выполняет должностные обязанности;
соблюдает требования охраны труда.
Именно трудовой договор подтверждает наличие трудовых отношений.

Когда необходимо подписать трудовой договор

           По общему правилу трудовой договор подписывается до начала работы.
Однако Трудовой кодекс допускает ситуацию, когда работник уже приступил к исполнению обязанностей с ведома работодателя. В таком случае письменный договор необходимо оформить не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска к работе. Откладывать оформление документов не стоит. Если инспекция труда установит, что человек фактически работает без трудового договора, работодателю могут грозить значительные административные штрафы.
Какие документы необходимо получить от работника.
            Перед заключением трудового договора работодатель вправе потребовать документы, предусмотренные законодательством.

Как правило, сотрудник предоставляет:
паспорт;
СНИЛС (при наличии);
ИНН (не является обязательным для заключения договора, но необходим работодателю для налогового учета);
документы воинского учета (для военнообязанных и призывников);
документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если они необходимы для работы;
трудовую книжку, если она ведется на бумаге;
сведения о трудовой деятельности (при наличии электронной трудовой книжки);
медицинское заключение, если оно обязательно для конкретной должности;
справку об отсутствии судимости — только в случаях, прямо предусмотренных законом.
Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные законодательством, если иное не установлено федеральными законами.

Какие документы оформляет работодатель

После получения документов необходимо оформить кадровый пакет.
Обычно он включает:
трудовой договор;
приказ о приеме на работу (если организация продолжает использовать такие приказы);
должностную инструкцию (если обязанности не раскрыты полностью в трудовом договоре);
согласие на обработку персональных данных (при необходимости);
ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка;
ознакомление с положением об оплате труда;
ознакомление с положением о защите персональных данных;
ознакомление с инструкциями по охране труда;
ознакомление с требованиями пожарной безопасности;
иными локальными нормативными актами организации.
Все ознакомления желательно оформлять под личную подпись работника.

Что обязательно должно быть в трудовом договоре

Трудовой договор должен максимально подробно регулировать отношения сторон.
Обязательными являются следующие условия.

1. Данные сторон
Указываются:
полное наименование работодателя;
Ф.И.О. работника;
паспортные данные;
реквизиты работодателя;
место и дата заключения договора.

2. Место работы
Необходимо указать:
юридическое лицо;
структурное подразделение (при необходимости);
адрес рабочего места, если это важно.
Для дистанционной работы указываются особенности удаленного выполнения обязанностей.

3. Трудовая функция
Необходимо максимально подробно определить:
должность;
профессию;
специальность;
основные обязанности.
Чем подробнее описана трудовая функция, тем проще в дальнейшем оценивать качество работы сотрудника.

4. Дата начала работы
В договоре обязательно указывается день начала исполнения обязанностей.

5. Размер заработной платы
Следует определить:
оклад;
тарифную ставку;
премии;
бонусы;
компенсационные выплаты;
сроки выплаты заработной платы.
Нельзя использовать размытые формулировки вроде «по усмотрению работодателя».

6. Режим рабочего времени
Следует указать:
продолжительность рабочего дня;
количество рабочих дней;
выходные;
особенности сменного графика;
ненормированный рабочий день (если применяется).

7. Испытательный срок
Если работодатель хочет проверить нового сотрудника, условие об испытании обязательно включается в трудовой договор.
При отсутствии такого условия работник считается принятым без испытательного срока.

8. Условия труда
Следует указать:
класс условий труда;
наличие вредных факторов;
компенсации и гарантии, если они предусмотрены.

9. Права и обязанности сторон
Необходимо подробно закрепить обязанности работодателя и работника.
Это существенно облегчает разрешение возможных конфликтов.

10. Ответственность сторон
Следует определить ответственность за нарушение условий договора, порядок возмещения ущерба и иные случаи, предусмотренные законодательством.

Какие дополнительные условия рекомендуется включить

Закон позволяет включить дополнительные положения, если они не ухудшают положение работника.
На практике рекомендуется предусмотреть:
-соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
-порядок использования служебной техники;
-правила работы с корпоративной электронной почтой;
-использование служебного автомобиля;
-обучение за счет работодателя;
-обязанность возврата имущества;
-порядок передачи дел при увольнении;
-условия дистанционной работы;
-порядок электронного документооборота.
Эти положения позволяют избежать множества споров в будущем.

Нужно ли подписывать должностную инструкцию

Даже если основные обязанности перечислены в трудовом договоре, отдельная должностная инструкция остается полезным документом.
Она позволяет:
-подробно описать обязанности;
-определить полномочия;
-установить показатели эффективности;
-упростить привлечение к дисциплинарной ответственности при нарушениях.
Работник обязательно должен быть ознакомлен с инструкцией под подпись.

Частые ошибки работодателей

-Наиболее распространенными являются:
-допуск сотрудника к работе без оформления документов;
-отсутствие подписи работника на экземпляре договора;
-неопределенный размер заработной платы;
-отсутствие условий об испытательном сроке;
-отсутствие ознакомления с локальными нормативными актами;
-использование шаблонных договоров без учета особенностей конкретной должности;
-отсутствие положений о коммерческой тайне и конфиденциальной информации.
Подобные ошибки могут стать причиной проигрыша работодателя в трудовом споре.

Практические рекомендации

            Опытные работодатели придерживаются простого правила: чем подробнее оформлены документы при приеме сотрудника, тем меньше проблем возникает при его увольнении или разрешении трудовых конфликтов.
           Не стоит ограничиваться только трудовым договором. Полный комплект кадровых документов защищает как работодателя, так и самого работника, позволяет избежать претензий со стороны инспекции труда и существенно снижает риски судебных споров.

Заключение

              Трудовой договор — это основа любых трудовых отношений. Его правильное оформление защищает интересы обеих сторон, помогает избежать штрафов и значительно снижает вероятность трудовых конфликтов.
              Экономить время на подготовке кадровых документов не стоит. Гораздо проще сразу оформить документы в соответствии с требованиями закона, чем впоследствии устранять последствия ошибок, отвечать на претензии работников или защищать свои интересы в суде.